Ekip Toplantılarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Birçoğumuzun başına gelir, bir konu hakkında toplantı yapılacaktır fakat onuncu dakikadan itibaren konu çok farklı yerlere gelmiş ve toplantıda bulunmanın bir amacı kalmamıştır.  Bu tarz devam eden toplantılarda sonuç üretmek ve problem çözmek neredeyse imkansız hale gelir. Sorunlar çözülmediği gibi ekip içerisindeki iletişime de büyük bir zarar verir, insanların motivasyonu düşer ve diğer toplantılarda düşük katılım görülür. Bunun gibi durumlarda problemi çözmek adına yapmanız gerekenleri sizin için topladık;

Gündemi önceden belirleyin ve katılımcıları toplantı öncesi bilgilendirin.

Katılımcılar gündemi ve konuları bildikleri takdirde, herkes kendilerini ilgilendiren konulara daha çok bağlılık duyar.

Toplantıyı amacınızı ve toplantıdan beklediğiniz hedeflerinizi belirterek başlatın.

Bu şekilde toplantıda nelerin konuşulması gerektiğini ve amaçlarınızı belirtmiş olursunuz. Bu da konudan sapmaları azaltacaktır.

Herkesin konuşmasını ve toplantıya katılmasını sağlayın.

Tüm fikirlerin, yapıcı eleştirilerin hoş karşılandığı mesajını verin, aksi takdirde bazı üyeler fikirlerini söylemekten çekinebilirler.

Bir konuyu kapatmadan başka bir konuya atlamayın.

Konuşulan konuyu çözüme bağlamadan diğer konuya geçmeyin, öteki türlü diğer konuya dönmek daha  zorlu bir hal alacaktır.

Toplantının sonuna tampon bir zaman dilimi ekleyin.    

Konuşulması planlanmayan ama o anda konuşulması gerektiğini düşündüğünüz konular için bir zaman dilimi oluşturun.

Toplantıda neye karar verildiğini, her bir üyenin hangi işi ne zaman yapacağını tekrarlayarak toplantıyı bitirin.

Toplantılarda bir yazman belirleyerek toplantıda alınan kararların ve konuşmaların tutanak altına alınması da toplantı sonucunun uygulanması açısından önemlidir.

Gerekli gördüğünüz takdirde bunları mail ya da mesaj yoluyla da tekrarlayarak görevlerini statik hale getirin.

Scrum ya da başka yazılım süreç yönetimlerinde, toplantı içerikleri ve süreleri değişiklik gösterebilir. Burada anlatılmak istenen geniş çerçevede düşünülmelidir.