Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusunun en önemli yükümlülüklerinden bir tanesi de aydınlatma yükümlülüğüdür.
Kanun’un “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. Maddesi uyarınca kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere,
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği,
- Kişisel verinin toplama yöntemi ve hukuki sebebi,
- İlgili kişinin hakları
konularında bilgi vermekle yükümlüdür.
Aydınlatma Yükümlülüğü Ne Şekilde Yerine Getirilir?
Aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle yerine getirilebilir. Ancak ispat bakımından anılan yükümlülüğün yazılı olarak yerine getirilmesi önem taşımaktadır. Uygulamada anılan yükümlülüğün yerine getirilmesinde sıklıkla karşımıza “aydınlatma metni” çıkmaktadır.
Veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olduğu ve Kanun’da öngörülen bir diğer sebebe dayandığı hallerin tamamında, veri sorumlusunun ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğü bulunmaktadır. Yani ilgili kişi her koşulda veri sorumlusu tarafından işleme faaliyetine ilişkin aydınlatılmalıdır. Bu husus, ilgili kişinin talebine bağlı değildir.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak alınan aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacı ile hazırlanan belgelerde ve açık rıza metinlerinde, işleme amaçlarının belirli ve açık bir biçimde ifade edilmiş olması aranmaktadır.
Dolayısıyla hazırlanacak olan bu metinlerde amaç ya da amaçların olabildiğince net bir şekilde ifade edilmesi gerekmekte olup, uygulamada sıklıkla karşılaşılan “daha iyi hizmet verebilmek için”, “reklam ve pazarlama amaçlı”, “güvenliğiniz için” gibi genel ve somut ifadelerin kullanılması aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından yeterli olmayacaktır.
Aydınlatma ile Açık Rıza Aynı Metinde Düzenlenebilir Mi?
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından dikkat edilmesi gereken önemli hususlardan bir tanesi, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve açık rıza alınması süreçlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerektiğidir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, bu konuya ilişkin kararında, veri sorumlusu tarafından yerine getirilecek aydınlatma yükümlülüğünün bir onaya bağlı olmadığını vurgulamış, aydınlatma yükümlülüğünün amacının ilgili kişinin kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgilendirilmesi olduğunu, açık rıza alınmasındaki amacın ise veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin işlenmesinin hukuki olarak temellendirilmesi olduğunu belirtilmiştir. Bu halde, ilgili kişi aydınlatma metni ile kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgi sahibi olmakla birlikte, söz konusu metinde yer alan hususlara açık rıza vermek zorunda değildir.
Kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden değil de üçüncü bir kişiden elde edildiği hallerde de aydınlatma yükümlülüğünün devam ettiği unutulmamalıdır.
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanan belgeler, kişisel verilerin korunması hukukunda yer alan birçok konu ile yakından bağlantılı olduğundan, aydınlatma metninin hassasiyetle ve detaylı biçimde hazırlanması gerekmektedir.
Kanun kapsamında şirketinizin ne gibi yükümlülükleri olduğunu ilgili yazımızdan inceleyebilir, bu konuyla ilgili daha fazla bilgi ve danışmanlık hizmeti almak için tarafımızla sitemizdeki iletişim sayfasından ve info@startupnedir.com adresinden iletişime geçebilirsiniz.
